Los workflow son necesarios para lograr un buen artículo científico. De hecho, pronto entenderás lo importante que es saber representar el proceso de búsqueda y selección bibliográfica que hemos llevado a cabo en nuestro trabajo de revisión sistemática o bibliográfica. Y es que ésta es la mejor forma para que otros investigadores entiendan, a golpe de vista, qué criterios hemos tenido en cuenta y de qué manera para dotar de empirismo a nuestro artículo.
Además, el tribunal evaluador tiene muy en cuenta esta habilidad porque te va a agradecer la capacidad de síntesis a la hora de explicar cuál es la materia prima antes de seguir leyendo tu laborioso informe. Sigue leyendo y apréndelo todo sobre este recurso académico tan imprescindible. Cuando lo conozcas, no sabrás vivir sin él (te lo digo por experiencia). Familiarízate con los diagramas, los genogramas, organigramas y una infinidad de elementos gráficos que van a enriquecer tus trabajos y documentos académicos:
¿Qué es un diagrama de flujo o flujograma?
Manuel Ato Garcia, un investigador de referencia en Psicología, define el diagrama de flujo como un gráfico que presenta las etapas de procesamiento -internas al sistema o inherentes a la solución de algún problema-, en el que se suelen usar símbolos para representar: determinadas operaciones, el flujo de información, los procesos componentes y las transformaciones de la misma. ¿Con qué objetivo? el único objetivo que se persigue con los flujogramas, según este autor, es el de especificar lo más perfectamente posible lo que sucede y cómo se procesa la información. Puedes leer su artículo clicando aquí (pero vuelve arriba con la flecha de la derecha y sigue leyendo, venga, te espero!).
En definitiva, un diagrama de flujo es, sencilla y llanamente, la representación gráfica de un proceso. En este punto, tanto si eres graduado, como si estás en ello, una de las primeras cosas que aprendiste o que vas a aprender es que el uso de elementos gráficos adecuados enriquecen el Trabajo Final. El diagrama de flujo no puede faltar a la hora de exponer, por ejemplo, la cantidad de sujetos que formaban parte de una muestra en un principio que, por los motivos que sean, acabaron cayéndose de la investigación. Quien dice sujetos, dice, también, artículos cuando el TFG se orienta a un formato de «revisión sistemática» o «meta-análisis», en cuyo caso, los artículos de investigación que queremos que formen parte de nuestra investigación son nuestros «sujetos» de estudio.
¿Cómo se representa el flujograma? Símbolos y formas, ¿qué significan?
En cierta manera, aunque Ato lo lleva al terreno de la psicología cognitiva y el procesamiento de la información, podemos sacar en claro algunas cuestiones para llevarlo a un plano más práctico o pragmático:
- Que hay símbolos, flechas, cuadros de texto con determinadas formas significativas, cada una de ellas con un significado concreto.
- Que hay una estructura organizada por niveles que pueden presentarse en función del tiempo pero que, sí o sí, ejemplifican un orden.
- Que en esa estructura, al igual que hay un orden, hay un principio y hay un final: un canal.
- Que hay un flujo de información que sigue ese canal: que esa información sufre una transformación a medida que avanza en el diagrama.
Para hacer los diagramas, se usan elementos gráficos que, a su vez, simbolizan acciones o características y que nos van a ayudar a la hora de darle un significado a las lineas y las formas.
Las formas que suelen tener los elementos del diagrama y sus significados.
Como en un genograma sistémico, donde todas las formas tienen un significado, así como el grosor o el tipo de linea que se utilice. Aunque esto lo veremos en otra ocasión con más detenimiento, te comento que en los genogramas se utilizan símbolos y formas que representan enfermedades físicas, mentales, dolencias, dependencias reconocidas y hasta no reconocidas… y, dependiendo de las lineas que se utilicen, éstas podrían representar relaciones pasajeras o estables, malas relaciones, abusos sexuales o físicos, o relaciones muy apegadas, distanciadas o ausentes.
Aunque, como verás en el apartado de «software», no todos los programas son tan completos como para ayudarte hasta este punto de especificidad, ya que no te ofrecen todas las utilidades necesarias para ello. Si quieres, puedes echarle un vistazo a lo que considero que es el mejor programa para hacer diagramas de todos los que he probado a lo largo de mi vida universitaria. Dos grados y dos másters, sé de lo que hablo, he tenido que hacer infinidad de pecs en la UOC y resúmenes para los exámenes…
¿Qué modelos de diagramas existen? Templates gratis
Efectivamente, los diagramas de flujo se utilizan bastante en las revisiones bibliográficas o sistemáticas, tanto en TFG como en los artículos científicos, para ilustrar gráficamente algunos procesos porque facilitan bastante la comprensión cuando abordamos procesos abstractos. En definitiva, pueden ayudarte, como estudiante o como científico a:
- Representar gráficamente los criterios de inclusión y de exclusión de los artículos que van a formar parte de tu trabajo, es decir, para el apartado del método.
- También te van a ayudar a mostrar el proceso que has llevado a cabo para hacer una selección de la muestra poblacional sobre la que, finalmente, vas a trabajar o para explicar por qué empezaste con una muestra N=X y se fueron cayendo del programa con el transcurso del tiempo.
- Explicarle a tu tutor del TFG o TFM el proceso que vas a llevar a cabo para abordar la elaboración del documento académico.
- Incluso, para explicarle a un compañero o a un profesor, de forma gráfica, cualquier cuestión que te resulte demasiado difícil de expresar con palabras.
Pero, como podrás observar más adelante, esta herramienta no es exclusiva del ámbito científico o académico. En el siguiente apartado encontrarás todos los usos posibles del diagrama.
▷ Un esquema de este tipo es de gran utilidad en el ámbito académico, para simplificar y expresar gráficamente ciertas decisiones o las consecuencias de determinados factores a lo largo del proceso, desde el enfoque del trabajo final de carrera. Pero los diagramas de flujo también pueden usarse en otros contextos o para otras finalidades. Por eso hay infinidad de formas o tipos de flujograma. Pero no te agobies, aquí solo vas a aclararte más las ideas para enfrentarte más preparado al trabajo final.
Como ves, se ha de hacer constar toda la información relevante expuesta de manera muy esquemática y siguiendo un orden cronológico. En algunos diagramas, incluso, se pueden hacer constar las palabras clave utilizadas para cada una de las búsquedas (esto es muy interesante y más que idóneo). Pero también es importante la utilización de flechas para los «ríos principales» en la mitad de las cuales se trazan las flechas que representan qué se prefiere desechar y por qué, así como la cantidad de «caudal» que se pierde en el camino y la causa de la pérdida.
Así, si empezamos con un «caudal» de 300 artículos y utilizamos un criterio de exclusión porque no se adecúa exactamente a lo que estamos buscando, entonces, trazaremos la flecha para representar esa afluencia del caudal, diciendo que una cantidad determinada (que llamaremos «n =» seguido de un número) ha sido excluida por el motivo que sea, quedando un resultado de un caudal de 300 (la cantidad inicial) menos lo que hemos sacado del caudal principal. Ahora bien, hay tantos tipos de diagrama de flujo como ámbitos en los que pueden usarse:
El uso del diagrama en el ámbito académico o científico
El diagrama de proceso en el ámbito académico por antonomasia es el que hemos abordado en el ejemplo, es decir, para representar con qué flujo de sujetos o de artículos empezamos y con qué flujo terminamos la selección definitiva, a la hora de hacer nuestro informe científico. El objetivo principal del diagrama aquí no es otro que el de ejemplificar el proceso de selección, aclarando al lector los momentos y los motivos en los que hemos ido perdiendo los sujetos o esos artículos en ese momento de preparación que antecede a la escritura del documento y que deberemos incluir en el apartado del «método» o «diseño», según el caso.
De modo que el siguiente punto cronológico del diagrama partirá de ese total resultante de la pérdida, para seguir representando qué pasa con ese caudal de artículos hasta que llegamos a nuestra selección. Esto es solamente un ejemplo, una analogía para hacerte entender fácilmente en qué consiste un diagrama de flujo y que es más fácil de lo que parece.
▷ Ejemplo del uso del diagrama de flujo en el ámbito científico: la selección de los artículos en tu revisión sistemática
▷ También podrías utilizar los diagramas de flujo para representar el proceso que has llevado a cabo a lo largo de los distintos pasos de la Técnica Pico para formular las preguntas de tu investigación de la forma más óptima posible.
También es muy común que, quizás durante el planteamiento del tema previo al inicio de la elaboración de tu TFG, te propongas estudiar una situación problema desde el punto de vista de un diagrama de espina de pescado o de Ishikawa. Es un tipo de diagrama que va a permitirte contemplar qué tipo de variables podrían estar involucradas en un fenómeno y puede servirte para valorar posibles variables extrañas. Conectado con todo lo anterior, te puede ayudar a establecer los objetivos teniendo en cuenta todas las variables. Efectivamente, podrías utilizarlo para esa fase más propia del «brainstorming» o de «quick wins» en ese momento en el que quieres plantearle tu propuesta al tutor, antes de que te la apruebe y puedas empezar a escribir sobre ello. Sea como fuere, este tipo de diagrama se lo debemos agradecer a su creador, un ingeniero japonés de Tokio, experto en calidad empresarial, llamado Kaoru o Kauru Ishikawa (Ishikawa Kaoru, en japonés, 石川馨).
El flujograma en Informática o en proceso de software: el pseudocódigo
Madre mía, ¡aquí nos metemos en un jardín! Sí, en este caso, hay aplicaciones prácticas muy útiles para representar una serie de órdenes en un lenguaje informático cuando estamos ideando un programa en javascript o python, así como para representar los ordenadores conectados en un sistema de redes (lo que conocemos como «diagrama de redes» en un cibercafé o un aula) o, incluso, para mostrar gráficamente cómo funciona un circuito electrónico. Trabajar con arrays o bucles es sencillo si, previamente, hacemos un boceto con el software apropiado.
Lo mismo sucede con estructuras más sencillas «if-else» o con el «Switch»… en programación el uso de estos recursos es lo que se llama «pseudocódigo«. Es decir, antes de escribir el código definitivo en el lenguaje de marcado que sea, previamente, hacemos un esquema de acciones y lo pasamos a un diagrama en pseudocódigo que nos va a facilitar la tarea de programar cualquier cosa que queramos. En otras palabras, el pseudocódigo es lo que les decimos a las personas y el código es lo que le decimos a la máquina a la hora de resolver un conflicto o diseñar un programa. Este pseudocódigo nos va a ayudar a resolver un problema complejo y definir pasos específicos para su futura solución, incluso, para un equipo de programadores en el futuro, también.
El uso del diagrama de flow en psicología cognitiva
Esta aplicación se vincula demasiado al ámbito de la informática ya que, como sabrás, hay un enfoque de la Psicología muy acorde con el procesamiento de la información propio de los ordenadores. Estamos hablando de la teoría computacional o computacionalismo que, impulsada por Hilary Putnam en la década de los sesenta, compara, en cuestión de procesos, la inteligencia humana con la IA o inteligencia artificial. Desde este enfoque de la psicología, el cerebro es el hardware del sistema de procesamiento de la información, otorgando una explicación de cómo razonamos o de cómo se producen los estados mentales. Puede que te suene más la «teoría computacional de la mente», viene a ser lo mismo.
Puedes leer mucho más sobre todo esto en este artículo de Manuel Ato, sobre los enfoques de los procesos de la mente. Por poner un ejemplo, Massaro propone un modelo explicativo del funcionamiento del procesamiento de la información mediante un diagrama, el conocido como «diagrama de Massaro«. Pero, en psicología, no podemos dejar de lado las teorías explicativas del funcionamiento de la atención y la memoria, o de los recursos limitados de Kahneman, sin duda, con representación gráfica en forma de diagrama y tan utilizados en el ámbito terapéutico, para dar cuenta de una lesión en caso de daño cerebral. Algunas ideas que puedo darte para que utilices el diagrama en tu TFG, respecto a estos modelos podrían ser las teorías de Atkinson y Shiffrin (1968) o de Bower (1977).
El workflow en el análisis de una investigación o un estudio
Está claro que los ríos pierden parte del caudal por su camino hacia el mar o los lagos. Lo mismo pasa con los artículos que pensabas que formarían parte de tu investigación o con los sujetos que pensabas que formarían parte de la muestra que acabaría con éxito un tratamiento. Sin embargo, hay pérdidas y éstas se representan con lineas de fuga o flechas hacia afuera del propio flujograma, junto a las cuales deberás especificar una cantidad N de sujetos o de artículos que se van perdiendo y el motivo por el que ya no forman parte de tu investigación.
¿Quizás se trata de sujetos que abandonan voluntariamente el programa? ¿o son artículos que, por algún criterio, dejan de formar parte de tu revisión sistemática, porque ya no se ajustan a tus objetivos? ¿Son sujetos que desarrollan algún efecto secundario que provoca que sea contraindicado que sigan formando parte de tu investigación? Independientemente de por qué, deberás representarlos en tu diagrama. Para que te resulte más fácil de entender, te dejo un template de ejemplo para el programa EdrawMax, de Wondershare. que ya te adelanto que es el programa más completo para hacer diagramas en la opción gratuita (puedes probarlo sin compromiso).
Me apuesto lo que quieras a que ya te has visto en la situación de hacer un diagrama de Gatt pero no lo conocerás por ese nombre… si estás en la fase de realización de tu tesis o de un trabajo final de grado o de máster (o similar), te habrán pedido hacer un diagrama para representar, en el tiempo, cada una de las fases que quieres proponer para realizar una investigación.
Hacer un plan de marketing o mercadeo de producto para diseñar o aumentar el volumen de producción?
Si eres empresario, has de saber que con un diagrama de flujo no vas a lograr, mágicamente, un incremento en el volumen de producción si lo que quieres es escalar en el mercado con e-shop. Pero, ojo, hacer un buen diagrama de flujo podría ser el punto de partida para mejorar. Una vez hayas materializado el diagrama de flujo, debes analizar cada etapa y revisar una y otra vez. La clave estaría en el análisis de ese diagrama teniendo en cuenta las cifras sobra cada una de las instancias que hayas procurado en él. Así podrás ver dónde acotar aún más la mejora y te llevará a crear otro diagrama de flujo «idóndeo», depurando el primero, habiendo corregido los errores que no veías.
Aunque es difícil discernir entre los diagramas propios del ámbito organizacional, el motivacional o el relacionado con el marketing de productos, directamente, ya que en cualquier caso, hay dificultades y unas metas a conseguir y puedes utilizar varios tipos de gráficos para cada uso, como es el caso de las matrices, como las del análisis Swot (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats) o FOAD – FAOD (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)- o el PDCA (también llamado Ciclo de Deming) que puedes diseñar fácilmente con tu software de diagramas:
Diagrama de flujo organizacional (RRHH) o para representar el organigrama de una empresa
El uso de diagramas de proceso también es aplicable al ámbito de la Psicología laboral, a la hora de gestionar los grupos o para representar qué hace quién, concretamente en un organigrama. Éste nos va a permitir visualizar las actividades y verificar si se ha hecho una distribución del tiempo y del esfuerzo equilibrada en toda la plantilla, sin sobrecargar a ningún empleado. Generalmente, en este caso suelen ser diagramas de flujo horizontales, mientras que en el resto de aplicaciones se realizan de manera vertical.
Aunque los diagramas de flujo verticales que suelen utilizarse en el ámbito de los recursos humanos suelen hacer alusión a las diferentes posiciones jerárquicas dentro de una organización. Próximamente, te explicaré las diferencias entre los diagramas horizontales, los verticales y los panorámicos para que sepas cuál usar en cada caso. En cualquier caso, si eres el jefe y quieres mejorar la comunicación interna de tu empresa, puedes empezar por implementar este tipo de diagramas en tu rutina laboral. Como apunte, se parece a los genogramas, pero los organigramas son más sencillos y las personas representadas suelen identificarse a modo de «tarjeta de visita», con foto incluida.
Los diagramas en la vida diaria: gestión de problemas y toma de decisiones
Algo tan sencillo como comprar o no comprar una bombilla o una lámpara puede representarse, como algoritmo, por medio de un diagrama. Puede parecer una cuestión banal pero, si se mira con un fin terapéutico, cambia la cosa. Muchas personas con problemas psicológicos como la depresión tienen dificultades a la hora de tomar decisiones y un diagrama de flujo es una forma gráfica y muy eficiente de hacerles ver cuál es el problema de sus comportamientos, abriendo puertas a nuevas formas más saludables de acatar los problemas más significativos. Veámoslo con algunos ejemplos:
▷ Ejemplo de diagrama de flujo: La lámpara no funciona, ¿qué hacemos?
Ante el problema de que una lámpara no funciona, habría que preguntarse primero si está enchufada o no: En caso de no estarlo, enchufarla; y, si lo estaba, entonces, hay que evaluar el foco. En este punto, nos hacemos la siguiente pregunta: ¿es que, acaso, la bombilla está fundida? Si es que está fundida, eso nos lleva a la conclusión de que debemos reemplazar el foco y ahí se acabaría todo. Sin embargo, en caso de no estar fundido, el foco, habrá que valorar la opción de comprar otro foco. Podríamos seguir pero creo que ya se entiende, ¿no?
El paso a paso de un diagrama de flujo
Después de haber hecho infinidad de diagramas por mi paso por dos grados y dos másters, creo que estoy en disposición para aconsejarte a la hora de gestionar esta información para diseñar un diagrama paso a paso:
- Determina tu propósito y el alcance (¿qué necesitas representar?).
- Fija temporalmente las fases del proceso
- Piensa en el tipo de diagrama y todos los elementos que deben contenerlo en base a su simbología,
- Haz un boceto del diagrama (un borrador), ya sea en papel o con algún programa de fácil manejo (¡como quieras!).
- Perfecciona tu diagrama con el software más adecuado.
Obviamente, luego, dependiendo del programa que utilices podrás más o menos captarle el tranquillo al sistema del diagrama. Yo, en lo personal, te recomiendo el paquete de Wondershare de EdrawMax o, incluso, EdrawMind, que podrás adquirir para su prueba gratuita y sin compromiso haciendo clic en el siguiente banner (tienes un código descuento de mi parte, mira más abajo):
EdrawMax o EdrawMind: ¿Cuál es mejor?
En primer lugar, ambos programas te van a permitir trabajar en tu propio ordenador o en la nube, con la posibilidad que ellos conlleva a la hora de colaborar en equipo. Además, es tan fácil como empezar y, hagas el tema que hagas, siempre puedes transformarlo a otro tipo de mapa conceptual con un solo clic, recuerda sólo una cosa: lo importante es que hayas introducido correctamente y de forma ordenada la información. Si respetas esto, ya solo es convertir el mapa a otro diseño y lo tendrás listo.
Fíjate si es sencillo, que, además de escoger entre la disposición vertical, horizontal o radial de la información, cualquier tipo de mapa conceptual que hayas hecho lo puedes transformar a un diagrama de Gantt. Para ello, puedes usar la utilidad de la «vista de esquema», que te va a enseñar la información que has introducido estructurada en guiones.
El EdrawMind es muy útil y útil para ayudarte a la hora de simplificar conocimientos, información e ideas complejas en mapas mentales, ya que te ofrece herramientas para ordenarlas adecuadamente, según la estructura de los niveles entre las diferentes ideas. Es como si hicieras los esquemas a papel, pero más bonito, más limpio y con más detalle… y seguro que ya sabes lo importante que es tener unos buenos apuntes para poder estudiar, después de horas leyendo páginas y páginas. Ya no solo estudiarás, también aprenderás. Personalmente (y esto ya es mi opinión), me encanta lo fácil que es arrastrar los diferentes elementos e ir añadiendo la información de esta manera tan intuitiva.
¿Cómo se crea un diagrama de flujo básico con EdrawMax?
Como te decía, es de los programas más completos y sencillos de utilizar que he podido probar en mi vida. Lo primero que tienes que hacer, además de abrir el programa es darle al «+» y seleccionar el modo de diagrama de flujo básico. Ya sabes, «New > Basic > Basic Flowchart». Si lo tienes en inglés, será algo así como en la imagen que te presento a continuación:
En este punto, se te abrirá el canvas (lienzo o pizarra en blanco, vaya) para poder empezar:
A la izquierda del canvas, tienes todas las formas disponibles.
Respecto a la puesta en práctica de todo esto, vas a ver que es muy fácil e intuitivo. Cuando arrastres una forma básica al canvas y quieres empezar a vincularla con otras sólo deberás pasar el ratón por encima de la forma y el programa te irá indicando cuándo te acercas a un nodo:
¿Qué es un nodo? en este tipo de programas, los nodos nos van a invitar a clicar en un punto determinado de la forma para que se genere algún tipo de relación con otra forma. Por ejemplo, en la imagen de «la lámpara no funciona», lo que hemos hecho ha sido pasar cerca el ratón hasta que el icono ha detectado el punto en el que podríamos clicar para trabajar nuestro diagrama de flujo en una dirección determinada. En este caso, ya hemos insertado una linea hacia abajo para continuar por ahí nuestro flujograma. Pero, perfectamente, podríamos generar otra relación desde ahí para hacer algún tipo de comentario, por ejemplo, así:
Y, así, vas añadiendo formas, relaciones y elementos más o menos básicos o profesionales, para representar una idea más o menos compleja pero de la forma más profesional que un programa de estas características te va a permitir.